こんにちは。

一発！工事写真台帳で写真台帳を作成している時に

続きの作業を違うパソコンでやりたい。
他の人に依頼したい。

そんなことはありませんか。


一発！工事写真台帳は使っているパソコンに写真台帳データを保存します。
通常はWindowsと同じC:ドライブです。
他のパソコンからは見えませんね。

写真台帳整理がパソコン1台で完結すればそれで困ることはありません。

でも、だんだんと工事写真整理の仕事が増えてくればこんな悩みが出てくることも。


・複数の人で写真台帳編集を行いたい。
・複数台のパソコンで作業したい。
・この写真帳編集の続きを別のパソコンでやりたい。
・Aさんが作業していた写真台帳を、知らぬ間にBさんが編集してしまったので、同じ写真帳のAさんバージョン、Bさんバージョンができてしまった。
・個々のパソコンに写真台帳データが分散していたら漏れなくすべてバックアップするのが面倒。


複数台のパソコンで写真台帳データを共有するにはいくつかの方法があります。
他のパソコンとデータを共有する方法


今回はそのうちのひとつ。
グループウェア機能をご紹介します。


グループウェア機能とは
グループウェア機能とは、ネットワークでつながった複数台のパソコンで、同じ写真台帳データにアクセスする機能です。



通常だとそれぞれのパソコンに保存されているデータを、サーバーPC1台に集約します。

サーバーPCがデータの管理を一手に引き受けます。

他のパソコン（クライアントPC）はサーバーPCを経由して、データにアクセスする仕組みです。


サーバーPCはデータ管理のみなので、写真台帳の編集はできません。
一方、クライアントPCは、写真台帳の編集が可能です。


サーバーとクライアントがネットワークでつながっていることが大前提です。

これは社内のLANはもちろんのこと。
インターネットでも使うことができるんです。


ということは。
社外から会社のサーバーにつなげることもできるということです。

更に、サーバーを社外に置くこともできます。

例えば、クラウドVPSサービスなどを利用して社外にサーバーを設置し、いろんなところからインターネット経由でサーバーにアクセスする
なんてことも可能です。

※それができるようなネットワーク設定が必要です。


グループウェア機能を使うには
以下のような例でご紹介します。

●グループウェア機能を使うには、通常、写真台帳を編集するパソコンとは別に、もう1台、データ管理専門のサーバーPCが必要です。

写真台帳を編集する方が4人ならクライアント用のパソコン4台と、サーバー用にもう1台、合計5台ということですね。

●それから、サーバーにもクライアントにもそれぞれ一発！工事写真台帳をインストールします。
つまり、サーバーとクライアント、すべてのパソコンに一発！工事写真台帳のライセンスが必要です。
この例では5ライセンスです。

※ポータブルはグループウェア機能は使えません

サーバーパソコンにも、クライアントパソコンにも、同じ一発！工事写真台帳を使います。

一発！工事写真台帳には動作モードがあります。
・通常モード
・サーバーモード
・クライアントモード

この動作モードを切り替えて使います。
だからサーバー用に特別なライセンスがあるわけではありません。
サーバーもクライアントも1台ずつ1ライセンスで数えてお求めください。

● サーバーパソコンとクライアントパソコンはネットワークでつないでください。


グループウェア機能を使うのに必要なことはこれだけです。
シンプルでしょ。


他のソフトだったら、こういう機能を使うにはオプション費用が必要だったりすることも多いと思います
しかしながら、一発！工事写真台帳はシンプルに使ったいただきたいので、敢えて、サーバーもクライアントも同じソフトで動作するようにしています。

グループウェア機能のメリット
●データが守られます。

編集する人が何人いてもデータはサーバーだけが管理しています。

Aさんが写真台帳を編集し、次にBさんが同じ写真台帳を編集したとします。
データは1か所にしかありませんので、BさんはAさんが編集済みのものを使うことができます。

Aさんが編集中は、他の方はその写真帳を開くことができませんので、中途半端な状態になる心配がありません。

●バックアップが容易です。

サーバーにデータが集約しているので、そこでサーバー管理者が定期的にバックアップ保存を行うだけでOKです。

各個人にバックアップを依頼するよりも確実で手間を省くことができます。

●離れた事業所間でもデータ共有が可能です。

「編集が終わったので確認してください」と連絡するだけで良いですね。


グループウェア機能のデメリット
●通常モードと比べ、できることに制限があります。

誰かが開いている写真台帳は、他の人は開くことができません。
その他、データを守るためにクライアントができる操作をいくつか制限しています。
クライアントコンピュータでできること

●最初の設定が必要です。

クライアントがサーバーに接続するための設定が必要です。
サーバーPCの設定手順
クライアントPCの設定手順

お使いのネットワーク環境にもよりますが、ネットワークの設定が必要になる場合もあります。

●ネットワークの環境によっては速度が気になることも。

これは環境によって大きく異なります。

もともと、同じパソコン内のデータにアクセスしていたのと比べると、他のパソコン内のデータにアクセスするのですから、多少時間がかかるのは仕方がありません。

同じフロアで有線でつないでいたら気にならないと思います。

無線でつながっている場合は、途切れたりしない高品質なものであれば問題ないと思います。

インターネットを経由する場合は、回線品質を気にしてもらった方がいいと思います。

こればっかりはお使いの環境で試していただかないとなんとも言えません。

すでに一発！工事写真台帳をお使いであれば、それでグループウェア機能を使ってみることができます。
まだ使われていない方も、無料でダウンロードできる「試用版」で試すことができます。
ぜひ、あなたの環境で試してみてください。



執筆時の情報を元に記述しています。
画面や仕様など、変更されることもありますのでご了承ください。